piše: prof. dr. sci. Senad Burak, Univerzitet u Sarajevu - glavni projektant sistema MEDEX.EMIS

Kad je u pitanju digitalizacija i automatizacija ni medicinski sektor nije izuzetak, gdje se očekuje da će digitalizacija revolucionirati sve, od robota koji izvode operacije do konsultacija s pacijentima obavljenih putem Interneta.

Pored širokih tehnoloških inovacija u medicini, MEDEX.EMIS sarađuje sa mnogim drugim institucijama u razvoju i primjeni naprednih rješenja iz oblasti informatičkih rješenja gdje se, između ostalog,  implementiraju i rješenja za online sastanke i interaktivne kalendare. Kroz ta iskustva često spoznajemo da su tradicionalni "papirni" kalendari i rasporedi i dalje uobičajeni, kako za male tako i za velike institucije. Stoga nije iznenađenje da i sektor privatnih poliklinika, i generalno svih medicinskih ustanova, tu nije nikakav izuzetak.

Da nabrojimo samo nekoliko prednosti on-line sistema u medicini. Naime, pokazalo se da uvođenje on-line booking i video sistema  poboljšava interakciju s pacijentima i kolegama, unapređuje unutrašnju organizaciju i upravljanje te doprinosi sveopćem unapređenju rada. Međutim, inercija i neodlučnost u vezi promjena duboko ukorijenjenih i tradicionalnih medicinskih ustanova i privatnih ordinacija je na žalost i dalje je široko rasprostranjena.

Kroz naše razgovore s organizacijama iz cijelog spektra djelatnosti primijetili smo ponavljajuća objašnjenja zašto se pružaju otpori digitalnim sistemima i on-line rezervacijama. U nastavku navodimo one zajedničke probleme i naše odgovore na svakog od njih.

1. Papirnim kalendarom je lakše upravljati, mogu ga nositi sa sobom svuda i lako ga mogu mijenjati

Naš odgovor: Gotovo sa sigurnošću možemo reći da se bilo koja poliklinika koja pređe na digitalni kalendar rasporeda više nikada neće vratiti nazad na stari sistem. Jedan od glavnih razloga za to je efikasnost, unapređenje rada i sigurnost. Zamislite da sve svoje kontakte s pacijentima i planiranje njihovih pregleda držite u jednom papirnatom izdanju. Ako se jednog dana taj dokument izgubi ili ukrade, svi osjetljivi podaci Vaših pacijenata zauvijek nestaju ili se otkrivaju neovlaštenim licima. U tom smislu, papirni način rada predstavlja ogroman rizik i u današnjem digitalnom dobu je već odavno prevaziđen.

Također, papirni način rada se može koristiti samo sa jedne lokacije i od strane samo jedne osobe u datom trenutku. Za razliku od toga, on-line bazirani sistem se može koristiti bilo kada i sa bilo kojeg mjesta. U radno vrijeme ili izvan njega (24/7). Sistemu u isto vrijeme mogu pristupiti svi ovlašteni korisnici - Vaša recepcija, administracija, doktori i - sami pacijenti.

Sistem MEDEX.EMIS implementira sofisticirani sistem privilegija i sigurnosnih rješenja koji obezbjeđuje da samo ovlašteni korisnici mogu pristupiti sistemu i koristiti samo one module i njihove postavke koji su predviđeni isključivo za njih. Tako na primjer, pacijent može pregledati samo svoje matične podatke i historiju svojih pregleda i ništa više. S druge strane, administrator poliklinike može da pregleda i ažurira podatke svih aspekata poslovanja svoje poliklinike.

Vi ili Vaše osoblje možete dodavati, mijenjati ili brisati rezervisane termine ili pristupati i mijenjati informacije o pacijentu gdje god se nalazili i kad god to poželjeli. A da ne spominjemo da je izmjena ili brisanje podataka čista i jednostavna procedura u digitalnom rasporedu, u usporedbi s neurednim postupkom u papirnoj verziji.

Konačna i glavna prednost je ta što je dodavanje ponavljajućih termina jednostavno i bez grešaka u digitalnom obliku, čak i kada dodajete unose mnogo mjeseci ili čak godina u budućnosti. U tradicionalnoj papirnoj verziji termini se moraju dodavati jedan po jedan i veoma je teško izvršiti promjenu prethodno zakazanih pregleda.

2. Pomoću on-line kalendara morat ću ručno unijeti informacije o terminu na svaki od uređaja kojima želim imati pristup

Naš odgovor: Jednom kada pacijent rezervira termin putem Interneta ili se termin ručno unese na recepciji na licu mjesta, on će se automatski pojaviti u rasporedu na svim uređajima, u stvarnom vremenu. Nije potrebno ponovno unošenje na bilo koji drugi uređaj.

Ako koristite druge digitalne kalendare kao što je Google, MEDEX.EMIS će također automatski sinhronizirati podatke sa njima.

To znači da ne morate zamijeniti kalendare koje je Vaše osoblje već upoznalo i zna ih koristiti. Nadalje, tokom prijave na naš sistem, svaki put kada se izvrši promjena na Vašem dnevnom redu, primit ćete odgovarajuću obavijest, što znaći da  biti u ćete uvijek biti toku i pravovremeno informisani o svim važnim aspektima.

3. Imam osjećaj da ću izgubiti lični kontakt koji moji pacijenti toliko cijene o našoj praksi

Naš odgovor: Milenijalci i mlađe generacije već odavno koriste on-line booking sisteme za dostavu hrane, karte za kina, koncerte i mnoge druge aktivnosti, te očekuju da i druge djelatnosti nude istu brzinu i pogodnost. Teško da će rado tolerisati stavljanje na čekanje na telefonu ili čak čekanje u ordinaciji kako bi zakazali pregled kod doktora.

Napominjemo da je jasno da je lični kontakt i dalje važan i za ovu demografsku kategoriju, ali ukoliko Vaša poliklinika ne nudi i mogućnost on-line booking-a, rado će potražiti druge koji to sve već nude. S druge strane, oslobađanje osoblja od telefona i stalnog popunjavanja i ažuriranje knjiga termina omogućit će im da se više usredotoče na probleme onih koji kod njih dolaze na preglede. To će pacijenti sigurno primjetiti.

Naravno, za starije generacije koje koriste Vaše usluge, možda će htjeti i dalje rezervisati svoje preglede ličnim posjetom ili telefonski, ali i njima ide u prilog kada drugi pacijenti prelaze na online rezervacije jer će osoblju ostaviti više vremena za njih.

Sve u svemu, komunikacija i veza sa Vašim pacijentima postat će pametnija i učinkovitija. Potvrde o rezervisanim pregledima, podsjetnici i obavijesti prije samih termina se automatski šalju putem e-pošte ili SMS-a, što je daleko više cijenjeno od tradicionalnog obavještavanja pacijenata telefonski.

4. Bojim se da ću nakon uvođenja on-line rezervisanja izgubiti kontrolu nad svojim dnevnim rasporedom

Naš odgovor: Iako je jedna od prednosti internetske on-line rezervacije to što ćete rezervacije primati 24 sata dnevno, sedam dana u sedmici, to ne znači da ćete i sa sistemom morati biti u kontaktu svakodnevno 24/7.

Sistem radi za Vas, organiziranjem rasporeda, blokiranjem grešaka ili dvostrukih rezervacija i automatskim slanjem poruka pacijentima kako bi potvrdio da su rezervacije uspješno izvršene. Vi postavljate pravilima rada sistema - koji su dani ili vremena dostupni za rezervacije i koji doktori mogu primiti rezervacije ili ne. Ako je osoblje nedostupno u određenim periodima, ili čak ako želite ograničiti on-line rezervaciju samo na određeno vrijeme ili usluge, jednostavno to prepustite tehnologiji da sama to riješi.

5. Vodim manju privatnu polikliniku i mislim da mi on-line rezervisanje ne odgovara

Naš odgovor: Bilo koja zdravstvena praksa može imati koristi od on-line sistema rezervacija, bez obzira na njenu veličinu ili broj resursa i usluga koje nudi. Internetska rezervacija ide dalje od pukog dopuštanja pacijentima da rezerviraju preglede putem Interneta. Omogućava Vam izgradnju vlastite baze podataka o pacijentima, koja se može ispisati ili spremiti po Vašoj želji, te obezbjeđuje da će svi podaci Vaših pacijenata biti svakodnevno i sigurno arhivirani.

Pomoću sistema MEDEX.EMIS možete upravljati radnim vremenom, praznicima i danima bolovanja za Vas i za Vaš čitav tim.

Da biste saznali više o našem on-line zakazivanju termina pregleda, obratite se našem timu stručne podrške putem naše web stranice:

Postanite MEDEX partner